FUNGSI DAN TANGGUNGJAWAB - BAHAGIAN PEROLEHAN
UNIT PANGGILAN TENDER & SEBUT HARGA
- Menguruskan pelawaan Tender (Bekalan/ Perkhidmatan/ Kerja)
- Menguruskan pelawaan Sebut Harga Rasmi (Bekalan/Perkhidmatan/ Kerja)
- Menguruskan penjualan dokumen tawaran Tender/ Sebut Harga
- Menyelaras Jawatankuasa Pembukaan Tender / Sebut Harga
- Mengurus sesi pembukaan Tender/ sebut Harga
- Mendaftarkan syarikat dengan UiTM seluruh Malaysia
- Menerima dan menguruskan wang di kaunter terimaan
- Helpdesk untuk sistem FinEprocurement bagi staf dan syarikat yang menggunakan sistem untuk urusan perolehan
UNIT PROSES TENDER
- Menyediakan Laporan Analisa disatukan dan kertas kerja pengesyoran bagi tender bekalan/ perkhidmatan/ kerja seluruh UiTM Malaysia bagi tujuan pembentangan ke Mesyuarat Lembaga Perolehan (LP)
- Urusetia mesyuarat Lembaga Perolehan
- Menguruskan Permohonan Lanjutan Tempoh Sahlaku Tender
- Menguruskan surat tawaran dan dokumen kontrak Tender Bekalan & Perkhidmatan Am kepada syarikat yang berjaya
- Penyediaan Laporan tender bagi Jawatankuasa Pengurusan Kewangan & Akaun Universiti (JPKA)
UNIT PROSES SEBUT HARGA
- Menyediakan Laporan Analisa disatukan dan kertas kerja pengesyoran bagi tujuan pembentangan ke Mesyuarat JKSH
- Urusetia mesyuarat JK Sebut Harga
- Menguruskan tawaran dan dokumen kontrak bekalan dan perkhidmatan am kepada syarikat berjaya
- Penyediaan laporan Sebut Harga bagi UiTM seluruh Malaysia untuk Jawatankuasa Pengurusan Kewangan & Akaun Universiti (JPKA)
- Menguruskan Rundingan Terus dan menyediakan kertas kerja untuk memuktamadkan harga dan kelulusan Rundingan Terus dalam mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi dan Lembaga Perolehan
- Urusetia Jawatankuasa Rundingan Harga UiTM Shah Alam
- Menyediakan kertas kerja berkaitan Perunding bagi tujuan pembentangan dan kelulusan LP
UNIT PEMANTAUAN DAN PENGUATKUASAAN KONTRAK SEBUT HARGA DAN TENDER
- Menguruskan aduan pertanyaan / permohonan kontrak yang diterima mengikut syarikat / pusat tanggungjawab / nombor kontrak bagi kes berikut:
- Perlanjutan tempoh serahan / kontrak
- Penambahan nilai perkhidmatan
- Penambahan kuantiti bekalan
- Perubahan terma bayaran kontrak
- Perubahan spesifikasi bekalan
- Kelulusan arahan perubahan kerja
- Menyediakan kertas kerja untuk kelulusan pihak berkuasa melulus asal (Lembaga Perolehan/ Jawatankuasa Sebut Harga) bagi permohonan perubahan kontrak
- Urusetia mesyuarat JKSH dan LP bagi kertas kerja perubahan kontrak
- Menyediakan kertas kerja bagi permohonan yang perlu dipanjangkan ke Kementerian Kewangan Malaysia (MOF) melalui system eGPA
- Menyediakan surat makluman keputusan/dokumen kontrak tambahan dan surat- surat berkaitan aduan/pertanyaan/ perubahan kontrak kepada Pusat Tanggungjawab/ syarikat
- Menguruskan permohonan dan pengesahan pelepasan Bon Pelaksanaan oleh pihak syarikat/ Pusat Tanggungjawab.
FUNGSI DAN TANGGUNGJAWAB - BAHAGIAN ASET/ HARTA BENDA
- UNIT ASET/ HARTA BENDA
- UNIT PELUPUSAN ASET/ HARTA BENDA
- UNIT KEHILANGAN ASET/ HARTA BENDA
- UNIT PENGUATKUASAAN DAN KAWALAN
UNIT ASET/ HARTA BENDA
- Bertanggungjawab atas pengurusan dan penyelenggaraan rekod aset/ harta benda alih Pejabat Bendahari UiTM Shah Alam dan Pusat Tanggungjawab kendalian Unit Kewangan Zon 1 (Canseleri)
- Menyelaras dan memantau gerak kerja pemeriksaan/ verifikasi aset/ harta benda UiTM serta pematuhan dasar perekodan dan pengendalian harta benda UiTM
- Bertanggungjawab atas pelaporan pengurusan aset/ harta benda UiTM kepada Jawatankuasa Pengurusan Aset UiTM (JPAKU) dan agensi pusat.
UNIT PELUPUSAN ASET/ HARTA BENDA
- Menguruskan proses pelupusan aset/ harta benda mengikut tatacara pengurusan aset universiti
- Melaksanakan pelupusan secara on-site ke atas harta benda yang rosak, lusuh dan tidak ekonomik untuk dibaiki oleh pihak universiti.
UNIT KEHILANGAN ASET/ HARTA BENDA
- Pengurusan tindakan susulan ke atas pendokumentasian laporan kehilangan dengan pihak Pusat Tanggungjawab UiTM.
- Mengemukakan kertas kerja laporan kehilangan kepada Sekretariat Jawatankuasa Kewangan dan Pembangunan.
- Bertanggungjawab atas pelaporan kehilangan aset/ harta benda UiTM kepada Jawatankuasa Pengurusan Aset UiTM (JPAKU) dan agensi pusat.
UNIT PENGUATKUASAAN DAN KAWALAN
- Menerajui inisiatif-inisiatif kualiti dan inovasi pengurusan aset/ harta benda.
- Mengurus stor unit Pejabat Bendahari bagi keperluan kertas fotostat, fail pejabat dan borang kewangan terkawal untuk Pejabat Bendahari di Kampus-Kampus Shah Alam, Puncak Alam, Puncak Perdana dan Kampus Selayang.
- Mengendalikan sesi taklimat dan menawarkan perkhidmatan bantuan/ khidmat nasihat pengurusan aset/ harta benda di Pusat Tanggungjawab.
- Melaksanakan program/ lawatan penguatkuasaan dan pemantauan perlaksanaan serta penguatkuasaan polisi pengurusan aset/ harta benda dan stor unit UiTM.
